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Exmentについて個人的に便利な使い方の紹介

はじめに

以前のブログでインストール方法を紹介したExmentは、無償なのにノーコードで利用できるWebデータベースシステムです。以前より注目を集めており、データベースに関する知識が無くても誰でも簡単に思ったようなデータ表示ができて非常に便利です。

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私自身、開発しなくなって基本ベンダーさんに依頼するようになってから直接データベースを操作する機会がほぼなくなりましたが、問題なく思ったようなデータを出して活用しています。Exmentは、直感的な操作性と豊富な機能を備えており、特に中小企業での情報管理に適していると実感しています。今回は、実務で活用して便利だと感じた機能や具体的な活用方法についてご紹介します。

Exmentの便利な点について

1. マスターデータの効率的な管理

基本的なマスター管理の構築

  • 社員マスター、役職マスター、部署マスターなどの基本情報を一元管理
  • 組織階層構造の表現が可能
  • データのインポート・エクスポート機能による既存データの活用

具体的な活用例:

  • 社員情報と部署情報を紐づけることで、組織変更時の一括更新が可能
  • 役職マスターと連携させることで、権限管理も効率的に実施
  • 既存のExcelデータを取り込んで、スムーズな移行が可能

まずは既存のシステムに入っているデータをそのまま使えそう、かつ更新元となる基本情報にあたるマスターのテーブルを作成します。csvやExcelで自由にインポートできるので、既存のデータをインポートしてマスターを作成すると便利です。もちろん、階層構造の表現が簡単にできるので、「〇〇部」「△△課」「××担当」「補足」といったような表示もできます。

これのおかげで細かなメンテナンスが簡単に行えます。例えば組織変更時の一括更新について、弊社では頻繁に組織変更(部署名などが変わる・・)といったことがありますが、Exmentであれば部署マスターの階層を変更することで一括で更新することができます

また資料を出すように指示があった場合もうまい具合にビューを作成すれば、思い通りかつ最新のマスター情報を元にした表(ビュー)を作成することができます。Excelだったときは組織変更時はめちゃくちゃ大変でしたが、Exmentで一度マスターと連携させることができれば、次からはマスターの修正だけで人事メンテナンスができます。

2. カスタマイズ可能なビュー機能

ユーザー別のビュー設定

  • PC管理台帳、ネットワーク機器管理台帳の作成
  • システムユーザー管理リストの統合管理
  • 必要な情報のみを表示するカスタマイズ機能

実践的な活用方法:

  • 部署別の機器管理状況の可視化
  • アクセス権限に応じた情報表示の制御
  • データの自動更新による最新情報の維持

カスタマイズ豊富なビューも非常に便利です。全体のデフォルトとしてビューを設定できるほか、ユーザーごとにビューをカスタマイズして作成できます。ユーザーごとに見たい情報って違うと思います。好きな形で並べ替えてフィルタかけて条件絞って・・ということが個々のユーザーができるのです。

あとはPC管理台帳やネットワーク機器の管理台帳にも便利です。今まではExcelで管理しておりましたが、利用者が変わったりそれに紐づく部署名が変わったりと大変でした。今ではそれぞれ独立して連携しているので、修正箇所も最小限。PCであればOSやスペック、ネットワーク機であればIPアドレスや機器の場所と自由自在に追加してカスタマイズできます。

入力フォームも好きな位置に好きな項目を入力する箇所を作れます。使うユーザーにとって最適な使い方ができるので、入力が手間になりません。もちろんフォームも後から好きなように変更できます。

3. システム運用管理の特徴

セキュリティと運用管理

  • 定期的なバックアップ機能
  • 簡単なリストア操作
  • 詳細な権限設定が可能

運用面でのメリット:

  • データの自動バックアップによる安全性確保
  • 障害時の迅速なリカバリー
  • 部署やロールに応じたアクセス制御

運用管理の面でも優れています。まずは定期的なバックアップ機能。バックアップを設定するとタスクスケジューラへ追加設定することで任意のフォルダにバックアップできます。このバックアップデータはリストアするとマルっと復元できるので、急なデバイス故障の時も迅速かつ柔軟に対応できます。デバイス移行時も楽です。

また権限設定も細かくできます。グループを作成してグループごとに閲覧、編集権限をそれぞれ割り振れます。グループにユーザを追加して管理ができます。一通り基本的な機能がそろっております。よって、困ることはないかと。

まとめ

Exmentは、データベースの専門知識がなくても、直感的な操作で必要な情報管理システムを構築できる優れたツールです。簡単にではありますがメリットと注意点について挙げてみます。

主なメリット

  • ノーコードによる開発の容易さ
  • 既存データの活用のしやすさ
  • 柔軟なカスタマイズ性

導入時の注意点

  • サーバー環境の構築が必要
  • 適切なインフラ整備の計画
  • バックアップ運用の設計

私のような何年も直接DBを触っていない人でも開発(というより運用)が直感的に簡単にできます。仲のいいベンダーさんが見られた際は「kintoneとイメージ一緒ですね!」と言われてました。私はkintoneを利用したことがないのですが、マスタやテーブルを連携して管理できるので、メンテナンスが本当に楽ですね。

また既存データについてもインポートすることで使うことができるので、初回のデータ登録もそこまで手間ではないかと思います。カスタマイズ性はユーザーごとにビューを作成できるので管理者がに負担がかかりにくいですし、入力フォームなども配置を細かく好きなように設定できるのでとても優れていると思います。

注意点としてはやはりサーバ環境の構築でしょうか。テスト運用や仲間内の利用であれば簡単ですが、社内的に展開しようと思うとサーバー運用が基本になります。というのも回線面やスペック面などボトルネックが多いです。よってサーバー(NASでできるか試したいですが・・)環境の用意やサーバーOSの用意などが必要ですね。

バックアップ運用については定期的に夜間バックアップされるので、他のサーバーと同じようにするか、バッチファイルなどでさらにバックアップを取り冗長化する方がよいと思います。今の私の環境は共有フォルダにバックアップして特定のユーザーだけがそこを見に行けるようにしていますが、冗長化という点では課題が残ります。

ということで無償なのにカスタマイズてんこ盛りで好きなことが思う存分できるというExmentです。これからもまだまだ使っていきたいですし、社内にある、保守がめちゃくちゃ高くてイケてないDBと置き換えたいくらい(ベンダーがいないので私がメンテする必要がありますが・・)です。

最近のNASはいろいろな機能がついているのでExmentが入れられそうな気がしますし、そのあたりについては詳しい専門家の方に話を聞きに行こうと思っている今日この頃です。

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